Het archief geeft antwoord
Ingenieursbureau, 85 medewerkers — medewerkers stellen een vraag en krijgen het antwoord met de bron erbij.
- 38.000
- documenten doorzoekbaar met bron
Waar het begon
Twintig jaar aan rapporten, tekeningen en adviezen stond op een netwerkschijf. Wie iets zocht, vroeg het aan de collega die er het langst werkte.
De kennis was er wel, maar alleen voor wie wist waar hij moest kijken.
Hoe we het hebben aangepakt
-
01
Rechten eerst
Het zoeksysteem gebruikt dezelfde rechten als de netwerkschijf via SSO: niemand vindt een document dat hij nu ook niet mag openen.
-
02
Antwoord met bron
Elk antwoord verwijst naar het document en de pagina waar het vandaan komt. Zonder bron geen antwoord.
-
03
Samen met de gebruikers testen
Tien vaste vragen van projectleiders werden de meetlat voor elke nieuwe versie.
Wat het opleverde
38.000 documenten zijn doorzoekbaar. Nieuwe medewerkers vinden eerdere adviezen zelf terug, en de vaste vraagbaak heeft weer tijd voor zijn eigen projecten.
Speelt dit bij u ook?
Vertel ons welk proces het meeste handwerk kost. Binnen een half uur weet u of het op deze manier op te lossen is.