Uw klanten bellen voor informatie die al in uw systeem staat
Waar is mijn order, wat heb ik vorig jaar besteld, kunt u die pakbon nog een keer sturen. Elke vraag kost iemand van u vijf minuten, en de klant wachttijd. Een portaal haalt die vragen weg door de gegevens te tonen die er toch al zijn.
- Dezelfde vraag komt elke week terug, van verschillende klanten.
- Iemand stuurt handmatig overzichten door die uit het systeem komen.
- Uw leveranciers of monteurs mailen statussen die u dan overtypt.
- De telefoon gaat het hardst tussen negen en elf.
- Een klant vraagt om een factuur van vorig jaar en iemand gaat zoeken.
- Uw binnendienst is voor een deel bezig met voorlezen wat op het scherm staat.
- Grote klanten vragen om een koppeling die u nu met een export oplost.
- Bij drukte duurt het langer — niet omdat er meer werk is, maar omdat er meer gebeld wordt.
Herkent u er twee of meer? Dan is het gesprek de moeite waard.
Wanneer een portaal loont — en wanneer niet
Een portaal verdient zich terug in bespaarde telefoontjes en in klanten die niet weglopen omdat ze niets kunnen zien. Maar het werkt alleen als er iets achter zit om te tonen.
Als de gegevens er al zijn
U heeft een ERP of voorraadsysteem dat weet wat de klant wil weten. Het portaal hoeft het alleen zichtbaar te maken, niet te bedenken.
Het volume is er. Tien klanten die twee keer per jaar bellen is geen portaal waard; honderd klanten die wekelijks bellen wel.
Uw klanten werken al digitaal met andere leveranciers en verwachten het inmiddels van u ook.
Als er niets achter zit
Staat de informatie alleen in iemands hoofd of in losse bestanden, dan bouwt u een etalage voor een lege winkel. Dan is eerst het systeem erachter aan de beurt.
Uw klanten zijn een handjevol grote accounts met een vaste contactpersoon. Die willen die persoon houden, geen inlogscherm.
Het echte probleem is dat uw voorraadstanden niet kloppen. Dat wordt door een portaal niet opgelost maar uitvergroot — nu ziet de klant het ook.
Wat u krijgt, en wat wij van u nodig hebben
- Een portaal met eigen inloggegevens per klant, leverancier of monteur, en rechten per rol.
- Koppeling met het systeem waar de gegevens vandaan komen, zodat niemand iets hoeft bij te werken.
- Eenmalig inloggen als u al een identiteitsprovider heeft: Microsoft 365, Google of uw eigen.
- Een beheerscherm waarin u zelf gebruikers toevoegt en blokkeert.
- Documentatie van de koppeling en van de rechtenstructuur.
- Iemand die het proces echt doet, een dagdeel per twee weken. Niet alleen de manager.
- Iemand die knopen mag doorhakken zonder eerst te overleggen.
- Toegang tot de systemen waarmee gekoppeld wordt, of tot degene die die toegang regelt.
- Een besluit over wie wat mag zien. Dat is zelden technisch en vaak de langste discussie van het project.
Hier zijn we vooraf duidelijk over, omdat het achteraf altijd een vervelend gesprek is. Een deel van wat wij bouwen is maatwerk voor u. Een ander deel zijn componenten die wij zelf hebben ontwikkeld en bij meer klanten inzetten — en dat is precies waarom u niet voor elk onderdeel opnieuw betaalt. Wat onder welke afspraak valt, staat in het contract voordat we beginnen, niet in een bijlage die u bij oplevering krijgt.
Wilt u zekerheid voor het geval wij wegvallen, dan regelen we broncode-escrow: een onafhankelijke derde houdt de code in bewaring en geeft hem aan u vrij als dat nodig is. Bij grotere opdrachten is dat een normale inkoopeis en wij werken eraan mee.
Hoe een portaal tot stand komt
Een portaal gaat bijna nooit in één keer live voor iedereen. Wij beginnen met een kleine groep die het wil, en breiden uit als het werkt.
-
01
Eén dagdeel · kosteloos
Meekijken bij de telefoon
Wij luisteren een dagdeel mee met de mensen die de vragen krijgen en tellen welke vraag hoe vaak komt. Die telling bepaalt wat er in het portaal komt.
-
02
Rechten en rollen vastleggen
Wie ziet wat, en wat mag iemand wijzigen. Dit staat vooraan omdat het achteraf wijzigen duur is.
-
03
Portaal voor één groep
Bijvoorbeeld alleen orderstatus, alleen voor uw tien actiefste klanten. Klein genoeg om te repareren als het niet klopt.
-
04
Per 2 weken
Uitbreiden per functie
Facturen erbij, dan documenten, dan zelf bestellen. In die volgorde, want zo loopt ook het vertrouwen op.
-
05
Na de pilot
Openstellen
Pas als de groep die het gebruikt er tevreden over is, nodigt u de rest uit. Een portaal dat bij de lancering hapert, komt u niet meer goed.
Wat een portaal kost
De schermen zijn het goedkoopste deel. Het geld gaat naar de koppeling met uw systeem en naar de rechtenstructuur — wie mag welke gegevens zien, en hoe voorkomt u dat iemand de order van een ander opvraagt.
Een portaal is ook het soort project waarbij de tweede fase vaak goedkoper uitvalt dan de eerste: als de koppeling er eenmaal ligt, is elke volgende functie een fractie van het werk.
Tel hoeveel vragen u per week krijgt en vermenigvuldig met vijf minuten. Bij 50 vragen per week is dat ruim 200 uur per jaar.
Dat is de som die telt. Niet wat het portaal kost, maar wat het nu kost om het niet te hebben.
Praten met uw systeem
Heeft uw ERP een fatsoenlijke API, dan is dit een week. Moet er een laag omheen gebouwd worden, dan is het de grootste post van het project.
Wie mag wat zien
Eenvoudig als elke klant alleen zijn eigen gegevens ziet. Duur zodra er concernstructuren, vestigingen of gedeelde accounts in het spel zijn.
Wachtwoorden of SSO
Eigen inlog is snel gebouwd. Aansluiten op de Microsoft- of Google-omgeving van uw klant is netter en kost meer.
Voor wie het wil controleren
Dit stuk is voor uw IT-verantwoordelijke of voor de partij die straks het onderhoud doet. Heeft u die niet, dan kunt u hier overheen lezen — het verandert niets aan wat u krijgt.
Laravel met Vue of Inertia
Een portaal is schermwerk, dus hier gaan we vaker naar een rijkere frontend dan bij een intern systeem.
Rechten op elk verzoek
Autorisatie zit op de server, niet in het scherm. Elk verzoek wordt opnieuw gecontroleerd, ook als de knop niet zichtbaar was.
Wachtrijen, geen live-bevraging
Uw ERP wordt niet bij elke paginaweergave bevraagd. Gegevens komen via een wachtrij binnen, zodat het portaal blijft werken als uw ERP traag is.
Inloggen via OAuth of SAML wanneer de klant een eigen identiteitsprovider heeft.
Zo zag dat er in de praktijk uit
14
uur per week minder overtikwerk
Pakbonnen die zichzelf inboeken
Technische groothandel, 140 medewerkers — PDF's uit de mailbox worden gelezen, gecontroleerd en als order in het ERP aangemaakt.
Laravel · RAG · koppeling ERP
6
weken tot de eerste koppeling live
Kernsysteem uit 2012 weer open
Maakbedrijf in de Brainport-regio, 320 medewerkers — een API-laag naast het bestaande systeem, zonder productiestilstand.
Laravel · API · migratiepad
38.000
documenten doorzoekbaar met bron
Het archief geeft antwoord
Ingenieursbureau, 85 medewerkers — medewerkers stellen een vraag en krijgen het antwoord met de bron erbij.
Laravel · embeddings · SSO
Een half uur kost u niets
Vertel ons welk proces het meeste handwerk kost. Wij zeggen eerlijk of AI daar het juiste antwoord is — en soms is dat: eerst uw koppeling repareren. Dan heeft u dat ook gehad, zonder factuur.